Tecnologia ajuda a desburocratizar a prestação de serviços públicos

A transformação digital tem impactado as rotinas de trabalho não só de empresas privadas, mas também de instituições públicas. Cada vez mais as novas soluções tecnológicas têm atendido as demandas das organizações por mais eficiência, produtividade, segurança, transparência e economia na prestação dos serviços. E quem também tem ganhado com essa evolução tecnológica são os usuários de serviços públicos: os cidadãos.

Com poucos ´cliques´ servidores públicos da Secretaria de Estado de Educação de Mato Grosso do Sul (SED) reduziram em 66% o tempo de estabelecimento dos convênios estaduais, ou seja, diminuíram de 45 para 15 dias o período necessário para a formalização de parcerias com outros órgãos e instituições. Agora, por exemplo, os convênios entre estado e prefeituras municipais que garantem o transporte escolar para alunos que moram longe das escolas são firmados em poucos dias, agilizando o acesso dos estudantes para as escolas.

Essa mudança surgiu a partir da adoção de softwares de gestão, um deles, é o Papel Zero, que realiza a gestão eletrônica de processos governamentais. “O software consolidou o processo digital na SED de forma a propiciar a expansão tecnológica nos processos administrativos. Tudo se tornou prático, rápido e padronizado com a legislação vigente. Com o sistema não há retrabalho, nem extravio ou esquecimento de documento. Ganhamos tempo, economizamos recursos e agilizamos os trâmites internos”, ressalta Alessandro José Perassoli, coordenador de convênios da Secretaria.

A implantação dessa tecnologia representa a migração do papel para o digital, transformação que também tem sido vista em outros órgãos públicos do Brasil. De acordo com Caroline Wirtti, analista de negócios da Digix, empresa que desenvolveu a solução, o Papel Zero automatiza toda a tramitação de documentos e desburocratiza os processos. Na Secretaria, para formalizar um convênio entre governo e prefeitura antes era necessário imprimir o documento, assinar manualmente, transportar para o destinatário, entre outras ações, que demandavam tempo e recursos, com papel e armazenamento, por exemplo. Agora, o processo é online: do envio do documento à assinatura final, pois o software garante a autenticidade jurídica do documento através da assinatura digital com certificação padrão ICP-Brasil.

Os usuários de serviços públicos estão conectados aos novos avanços e querem ser atendidos com agilidade e qualidade. Com a ajuda de ferramentas tecnológicas, muitas demandas dos cidadãos podem ser resolvidas com um ´clique´. “As novas tecnologias estão aí, ao alcance das nossas mãos, o caminho é explorar suas funcionalidades para desburocratizar a prestação de serviços, buscar a modernização. As ações das organizações devem estar cada vez mais pautadas neste sentido”, conclui a analista da Digix, Caroline.